根据相关法规，当员工在外单位获取的原始凭证不慎遗失时，必须首先从原开具单位获取一份加盖公章的证明文件。这份文件中应详细列出原始凭证的编号、涉及金额以及具体事项。只有在得到经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位领导人的正式批准之后，该证明文件才能作为替代原始凭证使用。
在某些特殊情况下，如火车票、船票或飞机票等难以补办的情况下，如果确实无法重新获取到相应的证明文件，当事人需提供一份详细的书面说明，阐述丢失凭证的原因及具体情况。同样地，这份说明也需要经过经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位领导人的审批，并据此作为替代原始凭证处理。
