会计凭证的保管是确保财务记录完整性和准确性的关键步骤。以下是关于如何妥善保管会计凭证的一些重要指导原则:
(1)会计凭证应及时传递,不得积压。这意味着所有收到的会计凭证都应尽快被处理,以避免延误或遗漏任何重要的财务信息。
(2)凭证在装订以后存档以前,要妥善保管,防止受损、弄脏、霉烂以及鼠咬虫蛀等。这要求我们采取适当的措施来保护会计凭证,确保它们在未来能够被有效地使用和检索。
(3)对于性质相同,数量过多或各种随时需要查阅的原始凭证,我们应该建立一个系统来管理和组织这些凭证,以便快速访问和使用。
(4)各种经济合同和涉外文件等凭证,应另编目录,单独装订保存,同时在记账凭证上注明“附件另订”。这样做可以帮助我们更好地跟踪和管理这些特殊的财务文件。
(5)原始凭证不得外借,其他单位和个人经本单位领导批准调阅会计凭证,要填写“会计档案调阅表”,详细填写借阅会计凭证的名称、调阅日期、调阅人姓名和工作单位、调阅理由、归还日期、调阅批准人等。这一规定是为了保护公司的财务信息安全,防止未经授权的访问或泄露。
(6)会计凭证装订成册后,应由专人负责分类保管,年终应登记归档。这不仅有助于保持会计凭证的整洁和有序,而且也便于未来的审计和复查工作。