1、记录真实
在填写原始凭证时,应实事求是地记录经济业务、填制日期、业务内容、数量和金额等信息。确保这些信息与实际情况相一致,不得歪曲经济业务的真相或者弄虚作假。对于实物数量和金额的计算,要准确无误,不能估算或匡算,以确保凭证所记录的内容真实可靠。
2、内容完整
原始凭证的各项内容必须详尽地填写齐全,不得遗漏。凭证填写的手续必须完备,符合内部牵制原则。购买实物的原始凭证必须有验收证明;支付款项的原始凭证必须有收款单位和收款人的收款证明。一式几联的原始凭证应当注明各联次的用途,只能以一联作为报销凭证。发票和收据必须用双面复写纸套写,并连续编号。原始凭证作废时应加盖“作废”戳记,将所有联次一起保存,不得撕毁。
3、手续完备
单位自制的原始凭证必须附有经办单位领导人或其他指定的人员签名盖章;对外开出的原始凭证必须加盖本单位公章;从外部取得的原始凭证,必须盖有填制单位的公章;从个人取得的原始凭证,必须有填制人员的签名盖章。
4、书写清楚、规范
填制原始凭证时,字迹必须清晰、工整,并符合相关规定。阿拉伯数字应当逐个填写,不得连笔写。阿拉伯金额数字前面应当书写货币币种符号。所有以元为单位的阿拉伯数字,除表示单价等情况外,一律填写到角、分;无角、分的,角位和分位可写“00”,或者符号“-”;有角无分的,分位应当写“0”,不得用符号“-”代替。汉字大写数字金额如零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿等,一律用正楷或者行书体书写,不得用0、一、二、三、四、五、六、七、八、九、十等简化字代替,不得任意自造简化字。大写金额数字到元或者角为止的,在“元”或者“角”字之后应当写“整”字或者“正”字;大写金额数字有分的,“分”字后面不写“整”或者“正”字。
5、连续编号
各种原始凭证要连续编号,以便查考。如果凭证已预先印定编号,应按编号连续使用。在写坏作废时,应加盖“作废”戳记,与存根一起妥善保管,不得撕毁。原始凭证一般情况下按年月日号来编写。编号一般可以设置11位。
6、不得涂改、刮擦、挖补
原始凭证有错误的,应当由出具单位重开或更正,更正处应当加盖出具单位印章。原始凭证金额有错误的,应当由出具单位重开,不得在原始凭证上更正。各种凭证不得随意涂改、刮擦、挖补,若填写错误,应采用规定的方法予以更正。对于重要的原始凭证,如
支票以及各种结算凭证,一律不得涂改。
7、填制及时
各种原始凭证一定要及时填写,并按规定的程序及时送交
会计机构、会计人员进行审核。