会计档案销毁清册的编制和执行是一个严谨的过程,它包括以下几个步骤:
首先,需要由本单位的档案机构和会计机构共同提出销毁意见,并编制会计档案销毁清册。这个清册中应列明销毁会计档案的各项信息,包括名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等。
其次,单位负责人需要在会计档案销毁清册上签署意见。这是对销毁过程的一种确认和监督,确保销毁过程的合法性和合规性。
接下来,销毁会计档案时,应由档案机构和会计机构共同派员监销。对于国家机关来说,销毁会计档案时,应由同级财政部门、审计部门派员参加监销。同样,财政部门销毁会计档案时,应由同级审计部门派员参加监销。
最后,监销人在销毁会计档案前,应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案;销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名盖章,并将监销情况报告本单位负责人。这一步骤是对销毁过程的最后一道把关,确保会计档案的完整性和准确性。
总的来说,会计档案销毁清册的编制和执行是一项重要的工作,它涉及到会计档案的保管、使用和销毁等多个环节,是保证会计档案管理工作规范、有序进行的重要手段。