会计档案的鉴定和销毁是单位财务管理的重要环节。为了确保会计档案的安全、完整和准确,单位应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定,并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定,仍需继续保存的会计档案,应当重新划定保管期限;对保管期满,确无保存价值的会计档案,可以销毁。
会计档案鉴定工作应当由单位档案管理机构牵头,组织单位会计、审计、纪检监察等机构或人员共同进行。这样可以确保鉴定工作的公正性和准确性。
对于经鉴定可以销毁的会计档案,销毁的基本程序和要求如下:
1. 单位档案管理机构编制会计档案销毁清册,列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。这一步骤有助于确保销毁过程的透明度和可追溯性。
2. 单位负责人、档案管理机构负责人、会计管理机构负责人、档案管理机构经办人、会计管理机构经办人在会计档案销毁清册上签署意见。这一步骤有助于确保各方对销毁决定的认可和支持。
3. 单位档案管理机构负责组织会计档案销毁工作,并与会计管理机构共同派员监销。监销人在会计档案销毁前应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对;在会计档案销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。这一步骤有助于确保销毁过程的合规性和安全性。
此外,电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定,并由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。这样可以确保电子会计档案的安全性和合规性。