会计凭证设计是根据被设计单位实际情况对凭证的种类、内容、用途、格式、传递程序进行科学规划的过程。它需要绘制出科学、规范的格式,以便为完整、及时、真实地记录经济活动提供所需的信息载体。
在设计会计凭证时,还需考虑凭证的整理、审核、保管等问题。总的来说,会计凭证设计应遵循以下原则:
1. 清晰性原则:原始凭证应对经济业务进行写实,记帐凭证应对经济业务进行科学分类。清晰性原则要求能够全面反映经济活动的真实情况,例如经济活动的发生时间、地点、内容、责任等。此外,凭证要素应齐全,如对外原始凭证中应包括凭证名称、填制日期、填制单位、接受单位、业务内容、数量、单价、计量单位、金额大写与小写、填制人签章等内容。中心内容或主要内容应排列在凭证的重要位置。对于记帐凭证而言,科目对应关系要清楚,不仅要有总帐科目的位置,还要有明细科目的位置。颜色显明、易于区分不同用途的联次也是必要的。
2. 经济性原则:经济性原则要求设计者尽量考虑一证两用或多用,以节约纸张和减少数字的转抄。例如,借款凭证可以代付款凭证,银行各种结算凭证既是原始凭证又是记帐凭证等。凭证面积应以能充分反映业务内容为原则,不宜过大或过小。过大浪费纸张,增加了印刷成本,过小不便于保管。专用凭证的常用项目应事先印刷在凭证上,以免手写耽误时间且影响整洁和美观。
3. 有利于加强经济核算和内部管理原则:自制的许多原始凭证是为加强经济核算和企业内部管理服务的,设计时应充分注意贯彻这一原则。
4. 统一性原则:统一性原则要求凭证的内容和格式应尽量做到统一和标准化。