通知函的格式要求严谨且规范。它通常由标题、正文和落款三部分构成。
1.标题部分需要明确发文机关、事由和文种，也可以简化为由事由和文种构成。
2.正文部分则包括开头、主体和结语。
（1）开头部分应说明行文的缘由、背景和依据。
（2）主体部分则详细列举需要商洽、询问、答复、联系、请求批准或答复审批及告知的事项。
（3）结语部分则根据不同类型的函有所不同，如告知对方事项而不必对方回复的常用“特此函告”、“特此函达”，要求对方复函的则用“盼复”、“望函复”、“请即复函”等语。
3.落款部分需要写上通知人或单位名称，以及通知时间。
在书写通知函时，需要注意以下几个要点。
1.要明确告知对象，即被告知人，这是通知函的基本要素之一。
2.要清晰陈述告知背景和内容，以便对方能够充分理解函件的含义和目的。
3.在书写过程中，应遵循诚信原则，根据合同的性质、目的和交易习惯履行通知、协助、保密等义务。
4.还需要注意选择适当的通知方式，口头、书面及其他形式均可作为通知方式，但一般应以书面形式为妥。
5.对于债权转让通知，债务人众多且通知压力大的情况，可以采用公告通知的方式。
6.在送达通知时，要确保送达方式合法、有效，并尽可能保留送达证据，以避免发生纠纷时无法证明已履行通知义务的情况。
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